Denetim Yönetim Yazılımını Kullanma Nedenleri

Denetim Yönetim Yazılımını Kullanma Nedenleri

Bir ekip veya işyeri ortamını yönetmek söz konusu olduğunda, güvenlik son derece önemlidir. İşteyken herkesin güvende ve sağlıklı kalmasını sağlamanın büyük bir kısmı düzenli denetimler yapmaktır. Muhtemelen her yıl veya proje için belirli sayıda denetim gerçekleştirmeniz istenir – belki yasal olarak her gün denetim yapmanız bile zorunludur – ancak insanların sağlığı ve güvenliğine yönelik riskleri azaltmaya yardımcı olmak için asgari düzeyin üzerinde çalışmak isteyebilirsiniz.

Güvenlik denetimlerinin önemi nedeniyle, piyasada yöneticilere, amirlere ve denetçilere güvenlik denetimlerini olabildiğince verimli bir şekilde yürütmelerine yardımcı olan yeni yazılımlar kullanıma sunulmuştur. Amaç, denetim tamamlandığında iş günü boyunca verimli zaman kaybını en aza indirmektir. Aşağıda, bu tür bir yazılımın sizin ve işletmenizin güvenlik ihtiyaçları için doğru olup olmadığına karar verebilmeniz için denetim yönetimi yazılımının bazı özelliklerini ayrıntılı olarak inceleyeceğiz.

 

Cihazlar ve Kağıt

Denetim yönetimi yazılımını kullanmanın en basit faydalarından biri, denetimlere, incelemelere ve kontrol listelerine herhangi bir bilgisayardan veya mobil cihazdan erişilip tamamlanabilmesidir. Veriler daha sonra bir veritabanına kaydedilerek, kişilerin denetimlerin tamamlandığını kontrol etmesine ve herhangi bir tehlike işaretini not etmesine olanak tanır. Bu, sizin ve diğer herkesin fiziksel dosyalara eskisi gibi gitmesi gerekmediğinden, çok fazla zaman ve kağıt tasarrufu sağlayabilir – kağıt kullanımını azaltmanın işletmeler üzerinde birçok olumlu etkisi vardır . Dijital depolama, anında paylaşıma izin verir ve denetimlerin kağıt kopyalarına göre yedeklenmesi çok daha kolaydır.

 

Ek Yorumlar ve Fotoğraflar Ekleyin

Bazen bir güvenlik denetiminin ortasında bir kutuyu işaretlemek yeterli değildir. Siz veya amirleriniz , güvenlik uygulamalarınızı ve ortamınızı denetlerken fotoğraflar veya özel yorumlar eklemek isteyebilirsiniz . Denetim yönetimi yazılımı, bunları dijital olarak dahil etmeyi kolaylaştırır, böylece fotoğrafların geliştirilmesine, basılmasına ve klasörlerde saklanmasına gerek kalmaz. Bir telefon veya başka bir dijital cihazdan çekilmiş bir fotoğraf, gerektiğinde denetim raporuna dahil edilebilir.

 

Denetimleri ve Teklif Bildirimlerini Planlama

Denetim yönetimi yazılımının bir başka yararı da, yöneticilerin kendileri veya diğer ekip üyeleri için denetimleri planlama ve bildirimler ayarlama becerisidir. Bildirimler , önemli bir denetimi unutmak veya her şeyin yanlış yere (aynı yanlış yere değil) teslim edildiği ve üç kişinin hasta olduğu ve müşterinin olduğu o telaşlı günlerden birinde onu sıkıştırmak için bir an bulmak arasındaki fark anlamına gelebilir. on dakika içinde varıyor.

 

Etkin Denetim Onayı

İş yeriniz çok fazla denetim gerektiriyorsa, bunun çok fazla denetim onayı içerdiğine de bahse girebilirsiniz. Denetimleri onaylama süreci, denetim yönetimi yazılımı ile kolaylaştırılabilir çünkü insanlar ilgili tüm bilgileri tek bir alanda görebilir. Bir yönetici, bir gözetmen, gözlem veya diğer faktörlere göre denetimleri arayabilir ve ihtiyaç duydukları bilgileri olabildiğince çabuk elde etmelerini sağlayabilir. Yöneticiler, bir denetimin ne zaman yapılmadığını görebilir. Yöneticiler, denetçilerin ve müfettişlerin denetim sürecinde neyin iyileştirilmesi gerektiğini bilmeleri için denetimleri bile puanlayabilir.

 

Denetim Formlarını Özelleştirin

Sahip olduğunuz veya yönettiğiniz işin türüne bağlı olarak, belirli işinize ve ortamınızdaki risklerin türüne denetim yönetimi yazılımının uygulanıp uygulanamayacağını merak ediyor olabilirsiniz. Denetim yönetimi yazılımı, yöneticilerin çeşitli soru türlerini (çoktan seçmeli, doğru / yanlış, güvenli / riskli, 1 ile 5 veya 1 ile 10 arasında değişen bir ölçekte ve yanıt türleri) kullanarak kendi denetim formlarını oluşturmalarına olanak tanır. tüm üslerinizin kaplandığından emin olun. Denetimlerinize dahil etmeniz gereken belirli bilgi türlerinden ve yazılımın bunları içerip içermeyeceğinden emin değilseniz, bir denetim yönetimi yazılımı sağlayıcısına ulaşın.

Yukarıdaki bilgiler, denetim yönetimi yazılımını günlük, haftalık veya aylık iş akışınıza dahil etmenin bazı avantajlarını araştırır. Hepimiz güvenlik denetimlerinin ve soruşturmalarının ne kadar hayati olduğunu biliyoruz, ancak bunları yönetmek ve gün boyunca topladığımız tüm ufacık veri noktalarının üstünde kalmak zor olabilir. Süreci kolaylaştırmanın ve ilgili tüm bilgileri tek bir alanda kaydetmenin yollarından biri de denetim yönetimi yazılımıdır.

Bunun gibi bir EHS yazılımını kullanmaya karar verirseniz, sağlayıcınıza verilerin nasıl yedeklendiğini ve sistemlerinde sakladığınız değerli verileri siber suçlardan korumaya yardımcı olmak için hangi politika ve prosedürlerin uygulandığını sorun.