Exchange mail sunucu ile geniş bir veri depolama alanına sahip olursunuz. Hiçbir sınırlama olmadan maillerinizi kota problemi olmadan saklayabilirsiniz. Anti-Spam özelliği sayesinden istemediğiniz tüm mailleri engellemiş olur ve gereksiz zaman kaybından kurtulmuş olursunuz. Bu sayede e-posta kutunuzun gereksiz yere dolmasının önüne de geçersiniz. Kaybedeceğiniz bir e-postanın bazen binlerce dolar olduğunu düşünür isek profesyonel mail sistemlerinin önemi ortaya çıkmış oluyor. Bu sistemlerin bir diğer özelliği olan günlük yedekle sistemi sayesinde tüm e-posta adresleriniz korunmuş olur ve istenildiği zaman kaybedilen bir mail geri döndürülebilir.

Exchange mail sistemi sahip olduğu benzersiz özellik sayesinde bulunduğunuz her yerden mail trafiğinizi kontrol edebilirsiniz. Bu sayede bütün iş maillerinizi, toplantılarınız ve projelerinizi organize edebilirsiniz. Bu sayede ofis dışında olduğunuz zamanlarda bile işlerinizin aksamamasını, iş kaybına uğramamanızı sağlamış olursunuz. Bu sebepten dolayı firmanız üzerinde %100 kontrole sahip olursunuz. Exchange mail sisteminin diğer bir özelliği olan ActiveSync sayesinde mailerinizi IOS ve ANDROID işletim sistemlerine sahip mobil cihazlarınıza yükleyebilir e-posta, adres defteri ve görevleri senkronize edip kolayca tüm bilgilerinize ulaşabilirsiniz. Bu sayede Exchange Mail size kesintisiz ve güvenli bir erişim sağlamış olur.

Web mail ile pop mailin aksine e-postalarınıza her yerden ulaşabilirsiniz. Bu sistem web tabanlı çalışan bir programdır ve e-posta ayarlarınızı her seferinde girmenize gerek kalmaz. E-postanızı adres defteriniz ve birçok ayarınızı web ortamında görebilirsiniz ve e-postalarınızı her hangi bir bilgisayara indirmeniz gerekmez. Örenke olarak Hotmail, Gmail, Yahoo, Yendex bu mail türlerine örnek gösterilebilir. Ayrıca size gelen virüslü bir maili açmadığınız taktirde sizleri etkilemez. Web mail dezavantajı ise pop mailler gibi size çok fazla detay sunmaktadır. Pop mail kadar çok seçenek sunmamasına rağmen yinede e-postanız ile ilgili çoğu özelliği yapmanızda sorun yaşamazsınız.

Pop mailler bilgisayarınızdaki Outlook, Lotes Notes gibi mail programları ile kullanabilmeniz sağlayan bir sistemdir. Bu mail haberleşme programı gelişmiş özelliklere sahiptir. Mail programını çalıştırdığınızda tüm mailleriniz kullanmakta olduğunu bilgisayara indirilir. Bazı virüslü veya worm taşıyan e-postalar bu sistemin açıklarını kullanarak sisteme zarar vermeye çalışacaktır. Sizler bu mailleri açmasanız da sisteme bir şekilde zarar vermeye çalışacağını unutmamak lazım. Bir diğer dezavantajı ise mailerinize kuru olan bilgisayar haricinde ulaşamayacak olmanızdır. Başka bir bilgisayarda POP3 ayarlarını girmeniz durumunda maillerinize belki ulaşabilirsiniz fakat buda sizde bir güvenlik açığına neden olur.

Exchange e-posta hesabınızın Exchange sunucuya bağlı olmaması durumda bile size mailleriniz üzerinde çalışma imkanı sağlayan moda denir. Postalarınız ve takviminiz bilgisayarınızda bulunan .ost denilen bir Outlook Veri Dosyasında bulunur bu sayede çevrim dışı olarak ta çalışma imkanı sağlar. Bu sayede sisteminiz otomatik olarak internete bağlandığınızda makineniz ile Exchange sunucuyu eşitler ve tüm çalışmalarınızın tamamının aynı olmasına olanak tanır. Verilerinizin Exchange sunucusunda olması yeni bir bilgisayar kurulduğunda oluşturulan yeni .ost dosyası ile aynı olacaktır bu sayede her hangi bir yedek almanıza gerek kalmayacaktır. Çevrim dışı oluşturulan Outlook Veri Dosyası(.ost) yalnızca oluşturulan bilgisayarda ve kullanıcı adı ile açılır.

Önceden outlook.com ve Hotmail bir birinden ayrı bir şekilde çalışmaktaydı. 2013 yılından sonra Hotmail sistemi Outlook’un bir parçası haline geldi ve Exchange ActiveSync erişimini sundular. Exchange sunucudan gelen e-posta ve çevrimiçi klasörlere erişim ayarları şunlardır; MSN Hotmail Exchange ActiveSync Sunucu Adresi: m.hotmail.com Exchange ActiveSync Domain: Bu alanı boş bırakınız Exchange ActiveSync Kullanıcı Adı: MSN Hotmail e-posta adresiniz (suncuyeri@hotmail.com) Exchange ActiveSync Şifresi: MSN Hotmail şifreniz Exchange TLS/SSL Şifreleme Gerekiyor: EVET (YES)

Exchange Sunucu Adresi: outlook.office365.com Exchange Port Numarası: 443 Exchange Kullanıcı Adı: outlook.com e-posta adresiniz (örneğin; sunucyeri@outlook.com) Exchange Şifresi: Mevcut outlook.com şifrenizi yazacaksınız Exchange TLS/SSL Şifreleme Gerekiyor: EVET (YES) Bu işlemleri düzün yaptığınız takdirde sisteminizi tam ve düzgün bir şekilde çalışacağına emin olabilirsiniz.

Tüm e-postalarınıza, adres defterinize, takvimlerinize ve bütün toplantı bilgilerinize web tabanlı olarak ta erişim izni sağlaması en büyük özelliklerinden biridir. Bunu yanı sıra en çok beğenilen özelliği ise akıllı cihazlara kurulumunun yapıla bilmesi ve sizlerin bilgisayar başındaymış gibi mail sistemini kullanabilmenizi gösterebiliriz. Bunlardan başka kurumsal olarak mesajlaşma sistemini sağlaması, mail hesaplarına kesintisin erişim sağlanması, size kişisel ve paylaşımlı ajanda imkanı vermesi, klasör ve dosya paylaşımını sağlaması, adres defterinizi kişisel ve paylaşımlı olarak ayarlayabilme imkanı sağlaması, görev yönetimi ve atama yapılabilmesi, sunucu tabanlı e-mail kuralları kullanması ve Microsoft Outlook ve Office 365 ile tam entegre olarak çalışabilmesi.